Publié le 15 avril 2022

La Ville de Châtenay-Malabry recrute…

Assistant de gestion et d’accueil à l’Espace Séniors

Grade : Adjoint administratif

Missions

Lien quotidien avec le public au sein de la structure ;
Accueil (physique, téléphonique, sms ou e-mail), information et orientation des publics principalement séniors (1 200 accueils et 5 000 liens tel) ;
Inscriptions à la restauration quotidienne (10 à 50 pers.), inscriptions aux repas à thème (90 à 120 pers. /trimestre), commande hebdomadaire en cuisine centrale, pointage des participants, gestion des annulations pour transférer ces données au CCAS pour facturation ;
Saisie et enregistrement de l’ensemble des inscriptions aux ateliers, sorties et activités, élaboration et suivi des tableaux des participations sur une base de données Excel pour le mailing de la facturation (1 000/an) ;
Mise à jour au quotidien des listes de participants en fonction des annulations et gestion des listes d’attente ;
Information des dates et heures de rendez-vous des activités aux séniors par écrit et rappels réguliers par téléphones ;
Gestion totale et autonome de la facturation mensuelle ;
Gestion des réclamations, préparation des données de demande de dérogations à soumettre à la hiérarchie ;
Encaissements, remboursements et gestion de la régie de recettes avec la Trésorerie (175 000 €/an) ;
Gestion des inscriptions, annulations et dossiers d’assurances des voyageurs ;
Suivi et mise à jour du fichier séniors (5 500 pers) ;
Gestion divers courriers, notes internes, mémoires financiers, invitations personnalisées, mailings de masse (forum séniors et dépliant loisirs) et envois en nombre (mise sous plis manuelle, 3 600 plis plusieurs fois par an) ;
Préparation des fêtes avec saisie des coupons, envoi des invitations et réponses adaptées, tenue du fichier Excel avec gestion de nombreuses demandes de changements, organisation des ramassages en cars par secteurs, préparation des dossiers des élus, accompagnement de l’équipe sur le lancement des cars et les retours les jours de sortie … ;
Organisation et suivi de la distribution des coffrets en Mairie et à l’Espace Séniors ainsi que des chocolats dans les maisons de retraite ;
Polyvalence globale au sein de la structure (Installation et mise en place des salles pour les activités, participation au service à table pour les repas à thème, accueil et lancement logistique des ateliers, préparation des réunions diverses, etc…) ;
Saisie et suivi des statistiques et tableau de bord ;
Respect des procédures et relai de communication au quotidien en équipe et avec sa hiérarchie ;
Participation à l’accueil et à la formation de stagiaires ;
En remplacement, aide au lancement des ateliers sur les différents sites de la Ville et suivi du fonctionnement de ces ateliers mais aussi aide logistique aux activités des associations de la Ville au sein de l’Espace Séniors.

Missions de polyvalence :

Installation et mise en place des salles pour les activités ;
Manutention de réception et distribution des coffrets de Noël ;
Participation au service à table pour les repas à thème ;
Accueil et lancement logistique des ateliers avec les intervenants ;
Préparation des réunions diverses ;

la ville recrute travailleur social

Profil

Qualité d’accueil du public sénior, écoute et aisance relationnelle ;
Capacités à gérer les conflits ;
Savoir repérer les comportements et alerter (désorientation, agressivité…) ;
Savoir gérer simultanément des procédures administratives à des degrés d’avancé différents, savoir anticiper ;
Autonomie dans toutes les tâches administratives ;
Communication régulière avec le reste de l’équipe ;
Esprit d’équipe, travail en réseau interne et externe ;
Rigueur impérative dans la tenue des listings qui peuvent avoir des conséquences financières et organisationnelles sur leurs réalisations Responsabilité de ces outils mis à jour pour l’équipe Animation ;
Compétences administratives Word ;
Maîtrise de l’outil informatique du tableur Excel, mailing, rigueur pour la tenue de la régie ;
Dynamisme, discrétion, sens de l’organisation, patience et courtoisie ;
Expérience auprès du public et le public sénior de préférence ;
Expérience de gestion et de facturation ;
PSC1 ou SST.

Conditions du poste

Poste basé à l’Espace Séniors, du lundi au vendredi sur 36h40 hebdomadaires, présence obligatoire sur les temps d’ouverture au public de 9h30 à 12h et de 14h à 16h30 avec fermeture les vendredis après-midi ;
Horaires pouvant être décalés selon la programmation de loisirs ;
Travail en équipe avec des missions individuelles ;
Travail le weekend au minimum deux ou trois fois par an, notamment pour les fêtes des séniors et le forum des associations ;
Déplacements pour la gestion de la régie (dépôt d’espèces…) ;
Déplacements occasionnelles possibles sur la Ville pour pointage des présences sur les activités ou pour appliquer de nouvelles consignes gouvernementales ;
Congés octroyés en fonction des activités et de leur période de facturation ;
Rémunération statutaire + CNAS
37 jours de congés
Permis B

Postuler

Envoyez CV et lettre de motivation à Monsieur le Maire :